Per la maggior parte degli MSP, la fatturazione è dove il tempo viene sprecato. Rincorrere ore non fatturate, correggere disallineamenti contrattuali, riconciliare manualmente le fatture con il gestionale — questi sono i costi nascosti di un PSA che non è stato configurato per lavorare al posto tuo.
Autotask ha uno dei motori di fatturazione più maturi del mercato PSA. Il problema non è quello che può fare — è che la maggior parte degli MSP ne sfrutta solo una frazione. Hanno impostato le basi, fatto girare la fatturazione abbastanza bene, e non sono mai tornati ad ottimizzare.
Questa guida copre le aree chiave dove la fatturazione Autotask può essere automatizzata e migliorata: come pensare ai contratti, perché i Work Type sono la base di tutto, come funzionano davvero le Contract Exclusion, le integrazioni contabili e come usare la Billing Dashboard per mantenere il controllo. Se sei già su Autotask e vuoi smettere di lasciare soldi sul tavolo, da qui si parte.
La prima cosa da capire sui contratti Autotask è che raramente si mappano uno a uno con gli accordi commerciali che firmi con i clienti. Un singolo contratto cliente — ad esempio un accordo di managed service che copre supporto remoto, visite onsite e copertura fuori orario — richiede tipicamente più contratti Autotask che lavorano insieme per fatturare correttamente.
Pensa a loro come billing arrangement piuttosto che contratti nel senso legale del termine.
Ecco un esempio pratico. Un cliente firma un accordo di supporto che include:
In Autotask, questo diventa tre contratti collegati:
Il tecnico non ha bisogno di sapere nulla di tutto questo. Seleziona il Work Type appropriato quando registra il tempo, e Autotask instrada la fatturazione correttamente — assorbita dal contratto ricorrente, dedotta dal blocco, o fatturata ad-hoc — automaticamente.
Questa è la potenza di un billing arrangement ben configurato. E funziona solo se i tuoi Work Type e le Exclusion sono impostati correttamente.
I Work Type sono l'elemento di configurazione più importante nella fatturazione Autotask — e il più sistematicamente sottosviluppato.
La maggior parte degli MSP crea una manciata di Work Type generici e si ferma lì. Il risultato è che le Contract Exclusion diventano difficili da gestire, l'instradamento della fatturazione è ambiguo e i tecnici si trovano a dover fare scelte discrezionali su come registrare il tempo.
L'approccio corretto è costruire una lista di Work Type sufficientemente descrittiva da indicare al tecnico esattamente quale attività sta svolgendo — senza richiedere che sappia nulla su come quell'attività viene fatturata.
Una buona lista di Work Type rimuove completamente la conoscenza della fatturazione dal tecnico. Il tecnico seleziona "Supporto Onsite", "Nuova Installazione" o "Supporto Fuori Orario" in base a quello che sta effettivamente facendo. La configurazione contrattuale determina se quel lavoro viene assorbito nel canone ricorrente, dedotto da un blocco ore o fatturato separatamente. Il tecnico non deve mai preoccuparsene.
Come costruire la lista dei Work Type:
Parti dal basso — identifica le attività che vengono quasi sempre fatturate separatamente. Supporto Onsite, Nuova Installazione, Lavoro su Progetto, Supporto Fuori Orario, Intervento d'Emergenza. Questi sono i baseline delle tue esclusioni e dovrebbero essere i primi Work Type che definisci.
Poi risali — identifica le attività che sono tipicamente incluse in un contratto di managed service. Supporto Remoto, Monitoraggio, Manutenzione Ordinaria, Gestione Fornitori. Questi formano il nucleo delle inclusioni del contratto ricorrente.
Infine, identifica i casi limite — attività che a volte sono incluse e a volte escluse a seconda dell'accordo cliente. Questi sono i Work Type che guideranno i tuoi Exclusion Set.
Mantieni la lista dei Work Type il più breve possibile pur rimanendo inequivocabile. Ogni Work Type che aggiungi è una decisione che un tecnico deve prendere. L'obiettivo è la chiarezza, non la completezza.
Le Contract Exclusion sono una delle funzionalità più potenti della fatturazione Autotask — e una delle meno comprese.
Un'Exclusion dice a un contratto: "non assorbire il tempo registrato su questo Work Type." Invece, quel tempo scende al contratto applicabile successivo o viene contrassegnato per la fatturazione T&M. Gli Exclusion Set sono gruppi nominati di exclusion che possono essere applicati in modo coerente su più contratti.
Il motivo per cui la maggior parte degli MSP non usa questa funzionalità efficacemente è che la logica sottostante non è immediatamente ovvia. Molti ricorrono a soluzioni alternative — contratti separati per ogni eccezione, override manuali, o semplicemente accettare che parte della fatturazione richiederà sempre correzione manuale. Nessuna di queste soluzioni scala.
L'insight chiave: le Exclusion funzionano a livello di Work Type, il che è esattamente il motivo per cui la lista dei Work Type è così importante. Se i tuoi Work Type sono descrittivi e ben definiti, le tue Exclusion sono semplici. Se i tuoi Work Type sono generici, le tue Exclusion diventano complesse e inaffidabili.
Usando l'esempio precedente: il Recurring Contract ha Supporto Onsite e OOH Support esclusi. Il Block Hour Contract ha OOH Support escluso. Quando un tecnico registra tempo su OOH Support, bypassa entrambi i contratti e finisce automaticamente nel contratto T&M. Nessun intervento manuale richiesto.
Costruisci i tuoi Exclusion Set per tipo di accordo cliente piuttosto che per singolo cliente. La maggior parte degli MSP ha tre o quattro strutture di accordo standard — full managed service, partial managed service, solo progetto, ad-hoc. Definisci un Exclusion Set per ognuna e applicalo in modo coerente. Quando l'accordo di un cliente cambia, aggiorni un Exclusion Set, non venti configurazioni contrattuali individuali.
Se il tuo MSP offre pacchetti di servizio a livelli — Bronze, Silver, Gold oppure Standard, Advanced, Complete — gli Exclusion Set sono lo strumento naturale per replicare quella struttura in Autotask.
Ogni livello della tua offerta ha un perimetro definito di attività incluse ed escluse. Un pacchetto Bronze potrebbe includere solo il supporto remoto, con visite onsite, copertura fuori orario e lavori su progetto tutti esclusi. Un pacchetto Gold potrebbe includere supporto remoto, supporto onsite e manutenzione ordinaria, con solo fuori orario e nuove installazioni escluse.
Ognuna di queste definizioni di perimetro diventa un Exclusion Set. Quando inserisci un nuovo cliente su pacchetto Silver, applichi l'Exclusion Set Silver al suo contratto — e la logica di fatturazione è immediatamente corretta, senza alcuna configurazione personalizzata. Quando un cliente passa da Silver a Gold, aggiorni l'Exclusion Set sul suo contratto. Una modifica, effetto immediato.
Questo approccio rende anche il tuo catalogo servizi più facile da mantenere nel tempo. Se aggiungi una nuova attività al pacchetto Gold — ad esempio inizi a includere le revisioni IT trimestrali — aggiorni l'Exclusion Set Gold una volta sola, e il contratto di ogni cliente Gold riflette automaticamente il cambiamento.
Autotask consente contratti con durata fino a 20 anni. Se un cliente firma un accordo con rinnovo automatico, nulla ti impedisce di impostare la data di scadenza del contratto al massimo disponibile.
Alcuni consulenti sostengono che questa sia una cattiva pratica perché distorce i report di redditività. Non è corretto. Il motore di reportistica di Autotask è perfettamente in grado di generare dati accurati sulla redditività indipendentemente dalla durata del contratto — richiede semplicemente di costruire i report giusti. Impostare durate artificialmente brevi e rinnovare i contratti manualmente introduce un rischio molto maggiore di interruzioni nella fatturazione e di errori di configurazione rispetto a un contratto lungo ben mantenuto.
Se vuoi un meccanismo di rinnovo automatico adeguato, è possibile costruirne uno al di fuori delle funzionalità native di Autotask usando le API. L'approccio prevede due flussi automatizzati: una notifica al cliente 90 giorni prima del rinnovo, e una chiamata API — attivata alla scadenza del contratto o poco prima — che estende il contratto di un periodo definito. Ho implementato questo con Power Automate. Se sei interessato a come funziona nella pratica, contattaci e lo vediamo insieme.
Prima di connettere Autotask al tuo software di fatturazione, il lavoro preparatorio deve essere fatto in Autotask — non dopo.
Il catalogo servizi e i codici di fatturazione di Autotask devono replicare la struttura dati del tuo gestionale. Il tuo software di fatturazione usa categorie? Sottocategorie? Famiglie di prodotto? Codici di fatturazione? Qualunque struttura usi il tuo gestionale, Autotask deve replicarla. Se le strutture non sono allineate, le fatture sincronizzate finiscono nei conti sbagliati e il tuo back office trascorre tempo a correggere registrazioni che avrebbero dovuto essere corrette dall'inizio.
I nomi dei clienti contano più di quanto pensi. Quando Autotask sincronizza un record cliente con il tuo gestionale, lo abbina sulla ragione sociale. Spazi, punteggiatura, abbreviazioni — qualsiasi discrepanza tra come il cliente è nominato in Autotask e come appare nel tuo gestionale creerà record duplicati o sincronizzazioni fallite. Prima di attivare qualsiasi integrazione, verifica la lista clienti in entrambi i sistemi e risolvi ogni discrepanza.
I gestionali più comuni a livello internazionale — QuickBooks, Xero, Sage — sono integrati nativamente con Autotask. Per gli MSP italiani, al momento l'unico gestionale di fatturazione elettronica integrabile con Autotask è FattureInCloud, tramite Zapier. Se utilizzi un altro gestionale, le alternative da valutare sono l'importazione di righe di fatturazione tramite file CSV, oppure un flusso di integrazione via Zapier o piattaforme simili — verificando che il tuo gestionale disponga di un connettore compatibile.
La Billing Dashboard è uno degli strumenti più sottoutilizzati di Autotask — e uno dei più preziosi.
La dashboard raccoglie ogni elemento di fatturazione che non ha ancora superato la fase di Approve & Post — ovvero le registrazioni ore, gli addebiti e i servizi che esistono nel sistema ma non sono ancora stati fatturati. Considerala come una vista live dei ricavi non ancora fatturati.
Il problema di affidarsi esclusivamente alla pagina di Approve & Post è che richiede di reinserire i filtri ogni volta che la si usa. Per un responsabile della fatturazione impegnato, questo significa che elementi importanti vengono persi. La Billing Dashboard risolve questo consentendo di costruire widget preconfigurati con filtri salvati — un widget per il tempo dei ticket completati in attesa di approvazione, uno per gli addebiti in stato "ready to deliver", uno per una specifica categoria contrattuale, e così via.
Costruisci la tua Billing Dashboard all'inizio della configurazione Autotask, non come l’ultimo dei tuoi pensieri. Una dashboard ben costruita permette di vedere a colpo d'occhio cosa deve essere fatturato, a chi appartiene e se qualcosa è bloccato in un collo di bottiglia di approvazione. Verificala settimanalmente, non solo al momento della fatturazione. Gli elementi che rimangono nella coda di fatturazione per più di qualche giorno sono quasi sempre il segnale di un problema di configurazione o di un processo interrotto che deve essere affrontato.
Un setup di fatturazione Autotask ben configurato gira quasi da solo — i Work Type instradano il tempo correttamente, i contratti gestiscono automaticamente inclusioni ed esclusioni, le fatture si sincronizzano con il tuo gestionale e la Billing Dashboard ti dà visibilità su tutto ciò che è in sospeso.
Arrivare a quel punto richiede le giuste fondamenta. Se il tuo processo di fatturazione richiede ancora un significativo sforzo manuale ogni mese, è la configurazione a fare il lavoro che dovrebbe fare l'automazione.
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